Việc gửi hóa đơn điện tử qua email là phương thức phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách gửi hóa đơn điện tử qua email nhanh chóng.
Mục lục
1. Hóa đơn điện tử là gì? Các hình thức gửi hóa đơn điện tử?
Trước tiên, việc hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì và các hình thức gửi hóa đơn sẽ giúp bạn nắm vững quy trình gửi hóa đơn qua email.
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Máy chủ ảo miễn phí là giải pháp lưu trữ dữ liệu không mất phí, giúp doanh nghiệp khởi đầu nhanh chóng với chi phí thấp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về nội dung xuất hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì tính minh bạch trong các giao dịch.
1.2. Các hình thức gửi hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email đến khách hàng theo hai hình thức sau:
- Gửi trực tiếp qua email đến khách hàng
- Sử dụng dịch vụ của bên trung gian.
2. Một số yếu tố cần lưu ý khi gửi hóa đơn điện tử
Khi gửi hóa đơn điện tử qua email, có một số yếu tố cần lưu ý để đảm bảo quá trình này diễn ra an toàn và tuân thủ pháp luật.
2.1. Một số yếu tố cần lưu ý khi gửi hóa đơn điện tử
Để áp dụng cách gửi hóa đơn điện tử qua email an toàn và hợp pháp, cần lưu ý:
- Bảo mật thông tin: Sử dụng chữ ký số và mã hóa email để bảo vệ hóa đơn.
- Xác thực người nhận: Kiểm tra địa chỉ email khách hàng để tránh nhầm lẫn.
- Phần mềm tin cậy: Chọn nền tảng email bảo mật cao, chống spam.
- Giá trị pháp lý: Ký và lưu trữ hóa đơn đúng quy định.
- Rủi ro tiềm ẩn: Dùng xác thực hai yếu tố và mật khẩu mạnh để ngăn tấn công.
2.2 Quy định của chính phủ về hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2 và Khoản 3, Điều 21, Nghị định 123/2021/NĐ-CP, người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có trách nhiệm:
- Người bán phải lập hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế để cấp mã và chịu trách nhiệm về tính chính xác
- Sau khi nhận mã, người bán cần gửi ngay hóa đơn có mã cho khách hàng.
3. Hướng dẫn chi tiết cách gửi hóa đơn điện tử qua email
Sau khi hiểu rõ các yếu tố cơ bản và quy định pháp luật, hãy cùng tham khảo cách gửi hóa đơn điện tử qua email một cách chính xác và hiệu quả.
Bước 1: Truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử
- Đầu tiên, truy cập vào trang web hóa đơn điện tử và đăng nhập với tài khoản của doanh nghiệp.
- Sau khi đăng nhập, vào mục Danh mục hóa đơn để xem danh sách các hóa đơn đã tạo.
Bước 2: Lưu hóa đơn về máy
- Trong Danh mục hóa đơn, nhấn vào “Chi tiết” của hóa đơn cần gửi, chọn “In hóa đơn” hoặc “Tải hóa đơn” để lưu hóa đơn dưới dạng PDF.
- Đặt tên file theo mã hóa đơn để dễ tìm kiếm khi gửi email.
Bước 3: Soạn email gửi hóa đơn
- Mở ứng dụng email, nhập địa chỉ email của khách hàng vào mục người nhận.
- Viết tiêu đề rõ ràng, chẳng hạn: “Hóa đơn điện tử [Tên công ty]”.
- Đính kèm file PDF của hóa đơn điện tử và kiểm tra các thông tin trước khi gửi.
Bước 4: Gửi email
- Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, nhấn “Gửi” để hoàn tất quá trình gửi hóa đơn đến khách hàng.
Để thực hiện cách xuất file XML hóa đơn điện tử: bạn cần truy cập hệ thống, chọn hóa đơn và tải về ở định dạng XML, đảm bảo hợp lệ khi gửi đi.
4. Các lỗi thường gặp khi gửi hóa đơn qua email
Một số lỗi thường gặp khi gửi hóa đơn qua email bao gồm:
- Lỗi chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số đã được kích hoạt trước khi phát hành hóa đơn.
- Thông tin không chính xác: Kiểm tra kỹ tên, ký hiệu, số hiệu, và email người nhận để tránh sai sót.
- Hóa đơn sai: Nếu đã gửi hóa đơn sai, hãy liên hệ khách hàng để xử lý lại nhằm đảm bảo tính minh bạch.
Gửi hóa đơn điện tử qua email là giải pháp nhanh chóng, tiện lợi và giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm về cách gửi hóa đơn điện tử qua email trên trang web hóa đơn điện tử của VNPT, người dùng có thể liên hệ ngay đến thông tin dưới đây để được tư vấn, giải đáp thắc mắc nhanh chóng nhất.
