Tìm hiểu quy định xuất hóa đơn quà tặng theo Thông tư 78: khi nào cần xuất, cách ghi chú nội dung, giá trị tính thuế và các lưu ý quan trọng. Hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và tránh sai sót.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính không có hướng dẫn thêm về việc xuất hóa đơn hàng biếu tặng. Do đó, việc xuất hóa đơn hàng biếu tặng sẽ được áp dụng theo quy định tại khoản khoản 1 điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mục lục
1. Tại sao phải tiến hành việc xuất hóa đơn quà tặng?
Phải xuất hóa đơn quà tặng bởi vì:
– Quy định pháp lý: Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi hàng hóa biếu, tặng đều phải xuất hóa đơn.
– Quyền lợi thuế cho doanh nghiệp: Khi xuất hóa đơn quà tặng, doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế VAT đối với các chi phí phát sinh từ quà tặng. Điều này giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận.
2. Các trường hợp xuất hóa đơn quà tặng theo Thông tư 78
Có 3 trường hợp xuất hóa đơn quà tặng theo Thông tư 78 bao gồm: 1- Quà tặng cho khách hàng và đối tác; 2- Quà tặng cho nhân viên; 3- Quà tặng cho mục đích quảng cáo, khuyến mại.
2.1 Quà tặng cho khách hàng và đối tác
Khi tặng quà cho khách hàng và đối tác, doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn quà tặng theo thông tư 78, trong các trường hợp sau:
– Quà tặng có giá trị từ 200.000 đồng trở lên
– Quà tặng có logo/thương hiệu
– Quà tặng phục vụ quảng cáo, khuyến mại
Quy định về giới hạn miễn thuế GTGT cho quà tặng như sau:
– Với hàng hóa và dịch vụ thông thường: Tối đa 200.000 đồng/khách hàng/giao dịch.
– Với dịch vụ viễn thông: Tối đa 1.000.000 đồng/khách hàng/giao dịch.
Khi giá trị quà tặng vượt mức miễn thuế, thuế VAT sẽ được tính theo công thức:
Thuế GTGT = (Giá trị quà tặng – Giá trị miễn thuế) x Thuế suất thuế GTGT
2.2 Quà tặng cho nhân viên
Đối với các khoản quà tặng nhân viên, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ xuất hóa đơn quà tặng theo thông tư 78, trong các trường hợp:
– Quà tặng có giá trị từ 2.000.000 đồng trở lên
– Quà tặng có liên quan đến hoạt động kinh doanh: Các món quà tặng liên quan trực tiếp đến công việc hoặc phúc lợi của nhân viên đều cần có hóa đơn, được xem là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Cách tính thuế TNCN cho quà tặng như sau:
Các khoản thu nhập chịu thuế được xác định và tính thuế TNCN theo công thức:
Thuế TNCN = (Thu nhập chịu thuế x Thuế suất thuế TNCN) – Khoản giảm trừ
2.3 Quà tặng cho mục đích quảng cáo, khuyến mại
Trong trường hợp quà tặng được sử dụng cho hoạt động quảng cáo, khuyến mại, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn khi:
– Quà tặng có giá trị từ 200.000 đồng/người/tháng trở lên
– Quà tặng có logo/thương hiệu doanh nghiệp
Các điều kiện khấu trừ thuế TNDN bao gồm:
– Quà tặng được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán.
– Hóa đơn và chứng từ liên quan hợp pháp.
Công thức xác định giá trị khấu trừ thuế TNDN cho chi phí quảng cáo, khuyến mại cụ thể như sau:
– Giá trị khấu trừ thuế TNDN = Giá trị quà tặng x Tỷ lệ chi phí được khấu trừ (với tỷ lệ tối đa không vượt quá 2% doanh thu trong kỳ).
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn quà tặng theo Thông tư 78
Có hai cách phổ biến để xuất hóa đơn quà tặng:
3.1 Xuất hóa đơn giấy (áp dụng cho doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử)
– Bước 1: Có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp lý.
– Bước 2: Viết đầy đủ thông tin vào hóa đơn
– Bước 3: Người lập hóa đơn ký tên và đóng dấu trên hóa đơn.
– Bước 4: Lưu giữ hóa đơn theo quy định.
3.2 Xuất hóa đơn điện tử (áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử)
– Bước 1: Đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/).
– Bước 2: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính ban hành hoặc những phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên thị trường đã được Bộ Tài chính cấp phép, rồi tạo mới hóa đơn điện tử theo mẫu hóa đơn hàng biếu tặng.
– Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn điện tử.
– Bước 4: Sử dụng chữ ký số để ký tên điện tử trên hóa đơn điện tử.
– Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử cho đơn vị/người nhận quà tặng qua hệ thống hóa đơn điện tử.
– Bước 6: Lưu giữ hóa đơn điện tử theo quy định.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách đọc, tải và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử VNPT
Hóa đơn điện tử VNPT invoice đáp ứng đẩy đủ các tiêu chuẩn quy định của nhà nước về việc sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả xuất hóa đơn quà tặng theo thông tư 78. Để biết hóa đơn điện tử là gì cũng như để được tư vấn và đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT, các doanh nghiệp có thể truy cập website: https://onesme.vn hoặc gọi đến hotline: 1800 1260.
