Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, việc tìm hiểu về các giải pháp quản trị ERP đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Bài viết dưới đây Beetech sẽ phân tích chi tiết về các đối tượng doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm kế toán ERP, giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan để lựa chọn giải pháp phù hợp.
Mục lục
1. Doanh nghiệp SME đang sử dụng Excel
Nhóm doanh nghiệp SME (hay doanh nghiệp vừa và nhỏ) thường đang trong giai đoạn phát triển ban đầu, với quy mô nhỏ và nguồn lực còn khiêm tốn. Họ thường gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý tài chính khi chỉ sử dụng Excel đơn thuần. Những đặc điểm nổi bật của nhóm này bao gồm:
- Quy mô nhỏ với 5 – 30 nhân sự, doanh thu từ 5-50 tỷ/năm
- Bộ phận kế toán chỉ 1 – 2 người, thường kiêm nhiệm nhiều việc cùng một lúc
- Văn phòng làm việc nhỏ gọn, kết hợp với kho hàng hoặc xưởng sản xuất quy mô vừa phải
Với những đặc thù trên, nhà quản trị có thể tìm hiểu về phần mềm SAP hoặc các phần mềm kế toán ERP tương tự để lựa chọn giải pháp tối ưu nhất nhằm giải quyết các vấn đề sau:
- Tự động hóa báo cáo tài chính: Hệ thống ERP tự động tổng hợp và xuất báo cáo từ dữ liệu tập trung, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi cần đáp ứng các yêu cầu báo cáo gấp
- Cập nhật nhanh chóng chính sách kế toán: Phần mềm ERP tích hợp sẵn các quy định, thông tư và mẫu biểu báo cáo mới nhất, loại bỏ việc phải soạn thảo thủ công trên Excel, giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật một cách nhanh chóng và chính xác
- Tích hợp hóa đơn điện tử và hệ thống thuế: ERP cho phép kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, tự động hóa việc khai báo và loại bỏ việc nhập liệu hai lần, từ đó hạn chế tối đa rủi ro sai sót trong kê khai
- Quản lý tập trung và truy xuất linh hoạt: Dữ liệu được lưu trữ tập trung trên một hệ thống, rất hữu ích cho doanh nghiệp thương mại có lượng giao dịch lớn. Điều này không chỉ giúp tra cứu thông tin dễ dàng mà còn tránh nhầm lẫn thường gặp khi quản lý bằng file Excel
2. Doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh
Đây là nhóm doanh nghiệp đã hoạt động ổn định trên thị trường, hoạt động đa ngành, có hệ thống tổ chức bài bản và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp thường xuyên phải xử lý khối lượng giao dịch lớn và đòi hỏi sự chính xác cao trong quản lý tài chính. Những đặc điểm nổi bật của nhóm này bao gồm:
- Quy mô lớn với trên 30 nhân sự, thời gian hoạt động trên 5 năm và doanh thu hàng năm trên 50 tỷ đồng
- Bộ phận kế toán chuyên môn hóa với trên 2 người, mỗi chi nhánh có riêng bộ phận kế toán quản lý
- Văn phòng làm việc quy mô lớn tại các vị trí trung tâm, hệ thống kho bãi tách biệt và xưởng sản xuất tại các khu công nghiệp
Với đặc thù như trên, các kế toán trưởng/giám đốc tài chính thường gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý khi chưa có hệ thống ERP thống nhất. Việc sử dụng phần mềm kế toán ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được các bài toán sau:
- Theo dõi tài chính real-time: Phần mềm ERP cung cấp dữ liệu tài chính thời gian thực cho toàn hệ thống, khắc phục tình trạng chờ đợi số liệu từ các chi nhánh và tổng hợp thủ công từ Excel hoặc sổ sách
- Phân tích chi tiết hiệu quả kinh doanh: Doanh thu, chi phí và lãi lỗ được phân tích cụ thể theo từng đơn hàng, hợp đồng, chi nhánh, nhân viên hoặc phòng ban, hỗ trợ đưa ra quyết định kịp thời và chính xác
- Tối ưu hóa hiệu quả làm việc: ERP giảm thiểu khối lượng công việc thủ công cho đội ngũ kế toán, hạn chế sai sót và nâng cao năng suất tổng thể
3. Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm kế toán ERP phù hợp cho doanh nghiệp?
Việc lựa chọn một phần mềm kế toán ERP phù hợp là quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo việc đầu tư mang lại giá trị tối ưu, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các yếu tố sau:
- Tuân thủ quy định pháp lý: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kế toán và thuế của nhà nước, tự động cập nhật các thay đổi về chính sách và quy định mới, đảm bảo tính pháp lý trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp
- Phù hợp đặc thù doanh nghiệp: Giải pháp được chọn cần đáp ứng được các nhu cầu đặc thù của từng ngành nghề, quy mô hoạt động và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển
- Tính năng và giao diện thân thiện: Phần mềm cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tự động hóa được các nghiệp vụ kế toán trong ERP thường xuyên, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót
- Khả năng tích hợp linh hoạt: Hệ thống phải tích hợp được với các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, kê khai thuế và các ứng dụng quản lý khác của doanh nghiệp
- Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: Nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, đáp ứng nhanh chóng khi có sự cố và hỗ trợ đào tạo người dùng hiệu quả
Trên thị trường hiện nay có nhiều giải pháp phần mềm kế toán ERP từ các thương hiệu trong và ngoài nước. Trong đó, SAP Business One là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với khả năng tự động hóa quy trình, tích hợp đa nền tảng và báo cáo linh hoạt, SAP Business One giúp bạn quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn.
Là giải pháp ERP hàng đầu thế giới đang được sử dụng bởi hơn 78.000 khách hàng tại 50 quốc gia. Phần mềm nổi bật với khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán trong ERP, tích hợp đa nền tảng và báo cáo theo thời gian thực cho doanh nghiệp SME. Đặc biệt, SAP giải quyết triệt để các vấn đề về tổng hợp dữ liệu, phân tích đa chiều và quản lý tập trung cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Ngoài ra, thị trường cũng có nhiều giải pháp ERP uy tín khác như Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, Epico, Odoo của nước ngoài. Bên cạnh đó là các phần mềm được phát triển trong nước như MISA AMIS, Bravo, Fast đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin dùng.
Thông qua bài viết trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ những doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm kế toán ERP để tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và vận hành. Dù là doanh nghiệp vừa, nhỏ hay lớn, việc áp dụng ERP trong hoạt động kế toán – tài chính không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả mà còn là phương án quan trọng giúp nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trường hiện nay.
