Hóa đơn điện tử hiện đang được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp với nhiều ưu điểm nổi bật trong việc tạo và quản lý hóa đơn. Thông thường, sau một thời gian nhất định các quy định về hóa đơn điện tử sẽ có sự thay đổi để phù hợp với tình hình chung. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo mỗi hóa đơn đều đúng và chuẩn nhất.
Dưới đây chúng tôi đã tổng hợp những quy định về hóa đơn điện tử 2023 mới nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Mục lục
1. Thay đổi ký hiệu hóa đơn điện tử năm 2023
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ và số phản ánh các thông tin về gồm loại hóa đơn, hóa đơn có mã số thuế không, năm lập hóa đơn. 6 ký tự này sẽ được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên (01) là chữ C hoặc K, trong đó: C là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn không mã.
- Ký tự thứ 02 và 03 sẽ là năm lập hóa đơn, được xác định bằng 2 số cuối của năm dương lịch.
- Ký tự thứ 04 là các chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại đơn đang sử dụng.
- Ký tự 05 và 06 là chữ viết do người bán tự xác định dựa trên nhu cầu quản lý.
Theo đó, các ký tự số 01, 04, 05 và 06 sẽ không thay đổi khi sang năm 2023. Còn 2 ký tự 02 và 03 phản ánh năm lập hóa đơn sẽ được đổi từ 22 thành 23 để ứng với năm 2023.
2. Thay đổi về số hóa đơn điện tử năm 2023
Số hóa đơn điện tử là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn sẽ gồm 8 chữ số bắt đầu từ số 1 khi sang năm mới. Như vậy, khi sang năm 2023, số hóa đơn sẽ được đánh lại từ 1 tương ứng với từng ký hiệu hóa đơn.
Ví dụ: Số hóa đơn của năm cũ 2022 là 00000999 thì bắt đầu từ ngày 1/1/2023, số hóa đơn sẽ được đếm lại từ đầu là 000000001.
>> Tham khảo ngay cách tra cứu hóa đơn điện tử chuẩn theo quy định mới nhất
3. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử
“Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML và phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.”
Theo đó, năm 2023 hóa đơn điện tử vẫn sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML và phải thể hiện rõ ràng, đầy đủ, chính xác nội dung của hóa đơn.
4. Quy định về bảo quản hóa đơn điện tử
“Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ; Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu”.
Khi bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử, các bên có thể chọn lựa hình thức bảo quản phù hợp nhất với mình. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử phải luôn sẵn sàng in thành hóa đơn giấy bất cứ khi nào.
5. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi:
- Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; hoặc
- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy chỉ được tiến hành khi có các yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thuế. Khi chuyển đổi, phải đảm bảo nội dung giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy trùng khớp và chính xác tuyệt đối.
6. Quy định về cung cấp hóa đơn điện tử
Về dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ phải là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế.
Như vậy, những tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ gồm:
- Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế dành cho cả người bán và người mua.
- Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
>> Có thể bạn cũng quan tâm: Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT đăng nhập như thế nào? Hướng dẫn chi tiết cho người lần đầu sử dụng.
Có thể thấy, về cơ bản quy định về hóa đơn điện tử 2023 không có sự thay đổi nhiều, chủ yếu chỉ thay đổi một vài chi tiết để phù hợp với năm mới. Tuy vậy, doanh nghiệp cũng cần nắm vững những quy định này để đảm bảo khởi tạo, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử chính xác, phù hợp với quy định của pháp luật.
